Agile eli ketterä toimintamalli yritykselle: Scrum, Kanban, SAFe vai LeSS?

Agile eli ketterät menetelmät ovat käytössä yhä useammassa yrityksessä. Ketteriä menetelmiä on useita, erilaisten yritysten tarpeisiin, ja yleisimpiin menetelmiin kuuluvat Scrum, Kanban, SAFe ja LeSS.

Agile = ketterä, notkea, nopsa Adjektiivi

Perinteinen projektijohtaminen perustuu usein siihen, että työn tavoite, aikataulu ja toteutustapa ovat etukäteen suunniteltavissa. Tämä lähestymistapa toimii hyvin silloin, kun toimintaympäristö on vakaa, mutta monessa nykyajan kehityshankkeessa tilanne on erilainen. Esimerkiksi ohjelmistokehitysprojektissa tarpeet ja tavoitteet voivat muuttua projektin aikana. Näissä tilanteissa kehitys voi hidastua, jos muutostilanteisiin ei pystytä reagoimaan. Ketteryyden avulla yritys voi esimerkiksi jakaa työn pienempiin kokonaisuuksiin, lisätä palautesyklejä ja tuoda päätöksentekoa lähemmäs tiimejä, jolloin toiminta on joustavampaa. Ketterän tiimin tavoitteena ei siis ole välttää suunnittelua, vaan tehdä suunnittelusta jatkuvaa ja joustavaa.

Me Marvel Consultingilla haluamme auttaa yrityksiä toimimaan ketterämmin silloin, kun se on liiketoiminnan kannalta kannattava ratkaisu. Apua löydät tämän blogipostauksen lisäksi ilmaisesta e-kirjastamme Ketterän tiimin rakentaminen.

Milloin ketterä toimintamalli sopii yritykselle?

Yksi yleisimmistä väärinkäsityksistä on ajatus siitä, että ketteryys olisi automaattisesti paras toimintamalli kaikille organisaatioille ja kaikkiin tilanteisiin. Ketteryys kuitenkin toimii parhaiten silloin, kun työn lopputulosta ei voida määritellä täysin tarkasti etukäteen tai kun toimintaympäristö muuttuu nopeasti.

Perinteinen projektimalli voi olla tarkoituksenmukaisempi silloin, kun:

• lopputulos tunnetaan tarkasti etukäteen

• muutoksia tapahtuu vähän

• aikataulu ja budjetti ovat tarkasti määriteltyjä

• toimintaan kohdistuu vahvaa sääntelyä tai viranomaisvaatimuksia

Ketterä toimintamalli soveltuu erityisen hyvin tilanteisiin, joissa:

• kehitetään uusia tuotteita tai palveluita

• asiakastarpeet voivat muuttua kehitystyön aikana

• liiketoiminta tarvitsee nopeaa reagointikykyä

• oppiminen ja kokeilut ovat keskeinen osa kehitystä

• tuotetta kehitetään jatkuvasti julkaisun jälkeen

Monissa organisaatioissa optimaalinen ratkaisu ei ole mustavalkoinen joko–tai-valinta ketterien ja perinteisten toimintamallien välillä. Usein molempia hyödynnetään rinnakkain liiketoiminnan eri osa-alueilla.

Erilaiset  ketterät menetelmät: Scrum, Kanban, SAFe vai LeSS?

Ketteryyttä hyödynnetään eri tavoin eri organisaatioissa, koska organisaation koko, toimintaympäristö ja tavoitteet vaikuttavat sen tarpeisiin. Tästä syystä on myös erilaisia ketteriä menetelmiä, kuten pienille yrityksille tai yksittäisille tiimeille sopivat Scrum ja Kanban sekä isommille organisaatioille sopivat SAFe ja LeSS. Tässä esittelemme nämä neljä ketterää menetelmää. 

Scrum: Sprinttien kautta haluttuun lopputulokseen

Scrum on yksi tunnetuimmista ketteristä toimintamalleista. Se perustuu lyhyisiin kehityssykleihin eli sprintteihin, joiden aikana tiimi työskentelee yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. 

Scrum pähkinänkuoressa:
1. Product Owner pilkkoo monimutkaisen ongelman palasiksi tuotejonoon (product backlog). 
2. Scrum-tiimi työstää sprintin aikana valituista tehtävistä arvoa tuottavan lopputuloksen eli inkrementin (increment).
3. Scrum-tiimi ja sen sidosryhmät tarkastavat lopputuloksen ja asettavat tavoitteet seuraavaa sprinttiä varten.
4. Prosessi toistuu alusta. 

Scrum määrittelee kolme keskeistä roolia:

• Product Owner on vastuussa siitä, että tiimin tuottama lopputulos on mahdollisimman laadukas. Lisäksi hän on vastuussa tuotejonosta (product backlog). 

• Scrum Master auttaa tiimiä toimimaan Scrumin mukaisesti esimerkiksi valmentamisen avulla. Lisäksi hän pitää huolta scrumiin kuuluvien tapaamisten järjestämisestä. 

• Ohjelmistokehittäjät tekevät varsinaisen kehitystyön. 

→ Yhdessä näistä rooleista koostuu scrum-tiimi.

Lisäksi Scrumiin kuuluvat tietyt tapahtumat, kuten edellä mainittu sprintti, sprint planning eli sprintin suunnittelu ja daily eli tiimin päivittäinen lyhyt tapaaminen. Lisäksi Scrumiin kuuluu sprint review ja sprint retrospective -tapaamiset sprintin jälkeen, joiden aikana käydään läpi sprintin lopputuloksia sekä suunnitellaan seuraavaa sprinttiä. 

Scrum soveltuu erityisesti tilanteisiin, joissa:

• kehitystyötä tekee yksi tiimi

• tavoitteet voivat muuttua matkan varrella

• halutaan selkeä rytmi tekemiselle

• tarvitaan jatkuvaa palautetta ja priorisointia.

Tyypillisesti scrum-tiimi koostuu maksimissaan 10 henkilöstä.

Lisätietoa Scrumista löydät esimerkiksi Scrum Guides -sivustolta.

Kanban: Jatkuvan työn hallintaan

Yksinkertainen Kanban-taulu: sarakkeet tehtäville, aloitetuille tehtäville ja valmiille tehtäville.

Kanban on yksi helpoimmista tavoista aloittaa ketterä kehittäminen. Kanban eroaa Scrumista erityisesti siinä, ettei työskentelyä rytmitetä sprintteihin. Kanbanissa keskitytään erityisesti työn näkyväksi tekemiseen, keskeneräisen työn määrän hallintaan sekä työn läpimenoajan parantamiseen. Kanban ei ole uusi keksintö, vaan sen juuret juontavat 1940-luvun lopulle, Toyotan tehtaisiin. Kanban on japanilainen termi, joka tarkoittaa suomeksi kylttiä tai taulua. 

Kanban-menetelmän keskiössä on kanban-taulu (kanban board), jonka avulla seurataan työn edistymistä. Yksinkertaisimmillaan taulusta löytyy kolme saraketta: tehtävät joita ei ole aloitettu, tehtävät jotka ovat työn alla sekä valmiit tehtävät. Tarkoituksena on visualisoida ja optimoida työn tekemistä, mitata läpimenoaikaa sekä rajoittaa työn alla olevien tehtävien määrää. Kanbanissa myös asetetaan WIP limit (work in progress limit), eli maksimimäärä työn alla oleville tehtäville, jotta tiimi voi keskittyä tehtäviin kunnolla. 

Kanban soveltuu hyvin esimerkiksi:

• ylläpito- ja tukitiimeille

• palveluorganisaatioille

• asiantuntijatyöhön

Lisätietoa löydät Atlassianin sivuilta sekä Toyotan sivuilta.

SAFe: Skaalautuvaa ketteryyttä suurille organisaatioille

Ketterät menetelmät kehitettiin alun perin pienten yritysten ja tiimien tarpeisiin. Isompien yritysten ja organisaatioiden kontekstissa esimerkiksi suurempien tiimien tuomat haasteet vaikeuttavat ketterien menetelmien hyödyntämistä. SAFe, eli Scaled Agile Framework, on nimensä mukaisesti viitekehys skaalautuvan ketteryyden hyödyntämiseen. SAFen avulla myös isommat organisaatiot pystyvät hyödyntämään ketteryyttä sekä Lean-ajattelua. 

Mikä Lean? Lean on jatkuvaan kehittämiseen, prosessin optimointiin ja asiakaslähtöisyyteen perustuva johtamisfilosofia.

SAFe perustuu viiteen peruspilariin: 

1. Portfolion hallinta Lean-ajattelun avulla: strategisen ketteryyden mahdollistaminen (Lean portfolio management)

2. Ratkaisujen integrointi ja toimitus: laaja-alaisten järjestelmien rakentaminen (Large solution integration and delivery)

3. Tuotekehityksen prosessi: innovatiivisten ja asiakaskeskeisten tuotteiden kehittäminen (Product development flow)

4. Tiimin ja tekninen ketteryys: arvontuotannon nopeuttaminen (Team and technical agility)

5. Johtajuus ja kulttuuri: uuden työskentelytavan luominen (Leadership and culture)

Jokainen peruspilari kuvaa kriittistä osaa ketterässä organisaatiossa. 

SAFe soveltuu esimerkiksi tilanteisiin, joissa:

• organisaatiossa on useita kehitystiimejä

• tiimien välillä on paljon riippuvuuksia

• strategian ja kehitystyön välistä yhteyttä halutaan vahvistaa

• tarvitaan yhteisiä suunnittelukäytäntöjä

Lisätietoa sekä ohjeistusta SAFen hyödyntämiseen saat esimerkiksi Scaled Agile Framework -sivustolta.

LeSS: Ketteryyttä samaa tuotetta kehittäville tiimeille 

LeSS eli Large-Scale Scrum, on toinen isompien tiimien tarpeisiin kehitetty ketterä menetelmä. LeSS perustuu ajatukseen, että useat tiimit voivat kehittää samaa tuotetta hyödyntämällä mahdollisimman paljon alkuperäisen Scrumin periaatteita. Se korostaa yksinkertaisuuden, läpinäkyvyyden ja jatkuvan kehityksen merkitystä organisaatioissa.

LeSS jakaantuu kahteen versioon: 

• Basic LeSS, joka on tarkoitettu 2-8 tiimille (noin 10-50 henkilölle)

• LeSS Huge, joka on tarkoitettu useammalle kuin 8 tiimille (50+ henkilölle)

LeSS määrittelee kymmenen periaatetta:

1. Suuren mittakaavan Scrum on Scrumia (Large-Scale Scrum is Scrum)

2. Empiirinen prosessihallinta (Empirical process control)

3. Läpinäkyvyys (Transparency)

4. Enemmän vähemmällä (More with less)

5. Kokonaisvaltainen tuotteeseen keskittyminen (Whole product focus)

6. Asiakaskeskeisyys (Customer-centric)

7. Jatkuva kehittyminen kohti täydellisyyttä (Continuous improvement towards perfection)

8. Järjestelmäajattelu (Systems thinking)

9. Lean-ajattelu (Lean thinking)

10. Jonoteoria (Queuing theory)

Scrumin tapaan LeSS perustuu kolmeen keskeiseen rooliin: Product Owner, Scrum Master ja ohjelmistokehittäjät. Scrumista poiketen LeSS-viitekehyksessä ohjelmistokehittäjät-rooli ei viittaa vain yhteen tiimiin, vaan useampaan kehitystiimiin. Käytännössä LeSS hyödyntää Scrumia, mutta skaalaa sitä isompien organisaatioiden tarpeisiin. 

LeSS sopii erityisesti organisaatioille, jotka:

• kehittävät yhtä päätuotetta

• haluavat säilyttää yksinkertaisen toimintamallin

• haluavat minimoida ylimääräiset prosessit ja roolit

Voit tutustua LeSS-viitekehykseen lisää esimerkiksi LeSS.works-sivustolla.

Miten ketterä tiimi kannattaa rakentaa?

Marvel Consulting on IT-konsultointitoimisto Espoossa. Meiltä löydät apua IT-projektiisi!

Ketteryyden käyttöönotossa huomio kiinnittyy usein prosesseihin, työkaluihin ja viitekehyksiin. Ketteryyden onnistuminen riippuu kuitenkin ennen kaikkea ihmisistä ja siitä, miten tiimi on rakennettu. Vaikka erilaiset ketterät menetelmät tarjoavat erilaisia toimintamalleja, tehokkailla agile-tiimeillä on usein yhteisiä piirteitä, kuten monialaisuus, tavoitteellisuus ja itseohjautuvuus.

Ketteryyden käyttöönotto epäonnistuu harvoin siksi, että valittu toimintamalli ei ole toimiva. Ongelmat johtuvat usein siitä, että muutoksia ei lähdetä tekemään organisaatiotasolla, vaan tekeminen siiloutuu. Ketteryys vaatii usein toimintakulttuurin muutosta. 

Apua ketteryyden hyödyntämiseen 

Apua ja lisätietoa ketteryyden hyödyntämisestä saat ilmaisesta e-kirjastamme: Ketterän tiimin rakentaminen. E-kirjasta löydät esimerkiksi neljän T:n tiekartan ketteryyteen, jonka avulla voit aloittaa matkasi kohti ketterää tiimiä. Blogistamme löydät myös meillä Scrum Masterina työskentelevän Kimmo Muurisen kaksiosaisen blogisarjan, jossa hän kertoo ajatuksiaan rooleista, joita hän hyödyntää työssään. Blogisarjan ensimmäisen osan löydät täältä ja toisen osan täältä. 

Meiltä saat avuksesi myös osaavan Scrum Masterin tai Agile Coachin. Yhteyden meihin saat yhteydenottosivujemme tai oikean alanurkan MarCo-chatbotin kautta.